website banner 900x300

 

 

Is uw zaaksysteem 100% compleet of mist u:

  • Digitale postkamer voor documenten en e-mail, specifiek ingericht voor gemeenten, zonder dure licenties, met uitstekende herkenning en tevredenheidsgarantie?
  • Bulkcreatie persoonlijke uitgaande documenten als start van nieuwe zaak?
  • Automatische afhandeling webformulieren naar zaaksysteem?
  • Starten nieuwe zaak als reactie op Social Media bericht met dossiervorming?
  • Backlogscannen in eigen beheer inclusief import in eigen zaaksysteem?
  • Automatisch registreren van berichten specifieke e-mailaccounts in zaaksysteem?
  • Bewezen koppeling met Corsa, Verseon, Sharepoint, Alfresco, Zaak-Document services?

Digital Services Studio voegt essentiele extra functionaliteit toe voor de dagelijkse praktijk en dit alles in één overzichtelijke en bedrijfszekere applicatie die inmiddels bij diverse overheidsinstellingen naar tevredenheid functioneert.

Ondanks de zeer uitgebreide functionaliteit, wordt er zoveel mogelijk gebruik gemaakt van Open Source producten. De digitale postkamer maakt bijvoorbeeld voor classificatie en herkenning gebruik van zowel zelf ontwikkelde technologie als Open Source producten. Hierdoor zijn er geen licenties van derden (Abbyy, Kofax) meer nodig en wordt m.b.v. de meestal gratis meegeleverde scansoftware een uitstekend resultaat behaald.  Door de bescheiden investering is het rendement zeer goed en zijn organisaties snel in productie. Door het meeleveren van een aantal bibliotheken is het tijdrovende en kostbare "leerproces" van de software niet aan de orde.

Aan de kant van het zaaksysteem conformeren wij ons aan relevante standaarden van o.a. KING zoals STUF, Zaak-Documentservices enz., maar ook internationale standaarden zoals CMIS, PDF, Open-XML enz.

 Digital Input Management:

  • postkamer met documentclassificatie, emailregistratie, herkenning van metadata zoals BSN, KvK, zaaknummer enz.
  • eFormulieren: verwerking van alle courante zaaktypen, OLO koppeling, ook met Open Source oplossingen
  • backlogscanning: bulkverwerking van fysieke archieven
  • automatische registratie van specifieke emailaccounts direct in zaaksysteem
  • kwaliteitsmanagement: geautomatiseerde audits in het kader van digitale vervanging
  • zaaktypencatalogus: synchronisatie met i-Navigator en zaaksysteem
  • telefonie: integratie van VOIP systemen en KCC applicaties

Digital Output Management:

  • document workflow: creatie en verzending van grote hoeveelheden documenten uit zaaksysteem voorzien van unieke kenmerken
  • document tools: bewerkingen en conversies van PDF documenten naar Word, Excel, PDF/A

Koppelvlakken:

  • Corsa
  • Verseon
  • Sharepoint
  • Atos e-Suite
  • Outlook
  • Groupwise
  • Bluebeam
  • Stuf-EF 3.15
  • Stuf- ZKN 3.10
  • Twitter
  • Facebook
  • WhatsApp
  • LinkedIn

Bewezen en beproefd:

  • ontwikkeld voor en door Gemeenten en Waterschappen
  • consultants werkzaam bij deze organisaties met kennis van interne processen
  • samenwerking met leveranciers van zaaksystemen staat garant voor succesvolle implementaties

Voor deze unieke techniek op de Nederlandse markt zijn overigens geen kostbare Kofax of Abbyy meer licenties nodig, maar wordt gebruikt gemaakt van standaard beschikbare technieken. Hierop zijn geen extra licentiekosten van toepassing, wij leveren onze modules royaltee-free aan u door.

En stapt u binnenkort over op een ander zaaksysteem? Uw investering gaat niet verloren, u neemt deze gewoon mee.

 

Nieuwe oplossingen

Module Imaging als alternatief voor Abobe Professional

Organisaties hebben regelmatig behoefte aan functionaliteit om PDF documenten te bewerken.

Voorbeelden:

  • pagina's toevoegen
  • pagina's uitnemen
  • pagina's verplaatsen
  • digitaal ondertekenen met certificaat
  • PDF converteren naar Word

De module Imaging voorziet in deze behoefte en nog veel meer en dit voor een fractie van de licentiekosten van concurrerende producten.

Stuur ons uw behoefte en wij maken u direct een zeer aantrekkelijk voorstel.

 box download dropbox

ECM Pro Solutions realiseert als eerste Nederlandse leverancier een standaard integratie tussen meerdere zaaksystemen en diverse cloud opslag diensten. Hiermee wordt het mogelijk om in 1 handeling een compleet zaakdossier naar de cloud te brengen. Zaak en bijbehorende documenten kunnen vervolgens gebruikt worden op andere devices zoals laptops en chromebooks, maar kunnen ook gedeeld worden met externe instanties.

 

In de nieuwste versie van de Digital Services Studio is een nieuwe module opgenomen die royalty-free digitaal ondertekenen en waarmerken van documenten mogelijk maakt.

  • volledige PKI-ondersteuning
  • geen extra kosten per ondertekening of abonnement
  • applicatie-onafhankelijk aan te roepen
  • voor PDF, Office en e-mail documenten
  • met een zonder zichtbare handtekening
  • onbeperkt aantal gebruikers per licentie

twitter facebook whatsapp

Vrijwel alle gemeenten gebruiken tegenwoordig met name Twitter en Facebook om eenzijdig en meervoudig met burgers te communiceren.

Het gaat hier vooral om Meldingen Openbare Ruimte en communicatie over voorgenomen projecten.

De momenteel verkrijgbare tools zijn vooral sterk in rapportage doch bieden geen enkele integratie met het zaaksysteem.

De nieuwe module biedt de behandelaar de volgende mogelijkheden:

  • realtime communicatie met o.a. Twitter en Facebook (tijdlijnen en zoekopdrachten)
  • reageren via de applicatie op berichten
  • nieuwe berichten plaatsen
  • volgen/ontvolgen van auteurs
  • berichten koppelen aan zaken
  • nieuwe zaken starten op basis van berichten
  • berichten automatisch ('s nachts) archiveren in het zaaksysteem (full text doorzoekbaar)
  • opslaan berichten in PDF/A formaat (optioneel met mediabestanden)
  • integratie met Whatsapp, Instagram en Linkedin gereed Q2 2016

 

 

In 2014 start de Competitive Upgrade Actie voor alle CORSA, Atos eSuite en VERSEON gebruikers.

Ruil uw CORSA/CAPTURE of KOFAX software in voor onze Digital Mailroom oplossing  met een aantrekkelijke korting en start met besparen op uw documentregistratie voor zowel analoge post als e-mail.

Door geen gebruik meer te maken van dure aanvullende Abbyy of Kofax licenties per pagina, bespaart u gemakkelijk 5.000 Euro per jaar. Verder bespaart een gemiddelde organisatie ca. 500 uren op jaarbasis door het efficienter verlopen van diverse interne processen.

Stuur ons hier een Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en wij informeren u direct of u in aanmerking komt voor deze bijzondere aanbieding.

 

Nieuws

Standaard koppelvlakken nu ook beschikbaar als ESB

ECM Pro Solutions heeft in de voorbije 5 jaren diverse standaardkoppelvlakken ontwikkeld om functionaliteit uit de Digital Services Studio suite te importeren/exporteren.

Sinds kort is het ook mogelijk om koppelvlakken onderling te laten communiceren. Hierdoor wordt het bijvoorbeeld mogelijk om gegevens en documenten tussen bijvoorbeeld Verseon of Corsa uit te wisselen met SharePoint of Alfresco.

De nieuwe functionaliteit is ondergebracht in een nieuwe module welke serverbased is.

Archiveren van Social Media in uw zaaksysteem?

Het archiveren van Social Media in uw zaaksysteem is vanaf nu eenvoudig te realiseren met de module Social Media.

Zowel toevoegen van berichten aan een lopende zaak, starten van nieuwe zaken n.a.v. een Social Media bericht als het automatisch archiveren van alle niet-handmatig verwerkte berichten is standaard mogelijk.

Deze module ondersteunt uiteraard de verwerking van meerdere Social Media accounts tegelijk en behandelt zowel Facebook, Linkedin, Twitter en WhatsApp.

Lees meer...

Automatisch koppelen e-mailberichten aan lopende zaken

Middels een simpele doch zeer rendabele nieuwe functie, kunnen behandelaars e-mailberichten voortaan direct vanuit hun e-mailbox (Outlook of Groupwise) koppelen aan een lopende zaak zonder registratieproces in een applicatie. Ook kan op deze wijze een PDF gegenereerd worden met het complete zaakdossier en alle bijbehorende documenten. Dit levert veel tijdwinst op bij het ter beschikking stellen van zaakdossiers aan externe instanties. Deze functie is beschikbaar vanaf de 29062015 release.

Een greep uit de functionaliteiten:

- automatisch uitlezen meerdere e-mailaccounts (Inbox)

- automatisch registreren van e-mailberichten met bijlagen (eventueel gefilterd) volgens een vooraf in te stellen profiel

- koppelen van e-mailberichten aan lopende zaken o.b.v. een zaaknummer

- koppelen van e-mailberichten aan lopende zaken o.b.v BSN of KvK-nummer

- herkennen van een persoon of organisatie o.b.v. e-mailadres

- converteren documentformaten naar PDF als bijlage bij e-mailbericht

- bundelen alle documenten uit een zaak tot 1 PDF met bladwijzers 

Functioneel beheer Corsa en Verseon

Op dit moment zijn opvallend veel organisaties op zoek naar ervaren Functioneel Beheerders met kennis van CORSA en/of VERSEON.

ECM Pro Solutions kan in deze behoefte voorzien, zowel on-site als op afstand. Neem contact met ons op voor een snelle oplossing.

Trefwoordenpakket beschikbaar voor Digitale Postkamer

Per 1 april 2014 zal er een gratis trefwoordenpakket beschikbaar zijn met relevante trefwoorden voor zaaktypen en bijbehorende documenttypen. Dit pakket, mede gebaseerd op het Model-DSP, is beschikbaar voor organisaties die snel aan de slag willen met de Digitale Postkamer voor documenten, e-mail en facturen en zelf geen tijd willen of kunnen besteden aan het inrichten van de classificatiefunctionaliteit. Het kostbare en tijdrovende "leerproces" dat bij de meeste andere applicaties een grote hindernis vormt wordt hierdoor overbodig. Hierdoor wordt het mogelijk om de inzet van de slimme herkenning in 1 dag te realiseren. Het pakket bevat meer dan 3.500 trefwoorden en voorziet in een acceptabele basisherkenning van zaaktypen en documenten. Optioneel deelt u uw aanvullingen met andere organisaties via een slimme en veilige Internetverbinding. Uiteraard is het altijd mogelijk om zonder inzet van consultants het pakket zelf uit te breiden aan de wensen van uw organisatie.

Gemeenten hebben de ambitie om zaakgericht te gaan werken, omdat het bijdraagt aan efficiëntere bedrijfsvoering en betere dienstverlening. Door de bestaande ICT-omgeving van uw gemeente aan te passen, kunt u het zaakgericht werken maximaal ondersteunen.

Lees meer...

Vanaf 1-12-2014 is de nieuwe integratie met het populaire Bluebeam beschikbaar voor o.a. Corsa, Verseon en Sharepoint.

Zie het whitepaper voor meer informatie.

Vanaf Q2-2017 zal ook de nieuwste variant met Bluebeam Studio operationeel zijn.

Deze variant ondersteunt veel meer functionaliteiten vanuit het ECM/Zaaksysteem richting Bluebeam.