Door de steeds verder toenemende digitalisering verschuift de "archiefdruk" steeds meer van de traditionele DIV-afdeling naar de vakafdelingen. Hierdoor neemt de behoefte aan een complex DMS systeem ook verder af en kan de discussie gevoerd worden of een relatief duur DMS nog wel noodzakelijk is.

ECM Pro Solutions kan hierbij een adviserende, ondersteunende en zelfs coordinerende rol op zich nemen en u helpen bij de migratie, zowel functioneel, commercieel als technisch.

Bij het vervangen van een DMS dient er onder andere op het volgende gelet te worden:

  • conversie van bestaande documenten, workflows en dossiers
  • specificatie gewenste functionaliteit t.a.v. archiefverplichtingen
  • vervanging koppeling met andere systemen
  • ambitie m.b.t. substitutie en voldoen aan archiefwetgeving
  • marktconsultatie, pakketselectie en opstellen PvE voor de (onderhandse) aanbesteding
  • technische infrastructuur

Door gebruik te maken van een alternatief DMS kan er al snel 20.000-50.000 Euro/jaar bespaard worden met een minimum aan verlies van functionaliteit. ECM Pro Solutions beschikt als geen ander over specifieke kennis en ervaring van en met interne processen bij overheidsorganisaties.

Een standaard migratietraject ziet er als volgt uit:

  • intake huidige situatie, nulmeting technisch en functioneel
  • anonieme marktconsultatie bij geschikte marktpartijen
  • presentatie verschillende scenario's en advies
  • partnership in opstellen Programma van Eisen
  • optioneel bijwonen commerciele sessies met beoogde marktpartijen
  • optioneel projectondersteuning bij migratie